I benefici dello Smart Working ed i possibili equilibri

Verso un nuovo modo di lavorare?

Una nuova forma di lavoro si sta ormai diffondendo sempre più nelle aziende: lo Smart Working! 

Il recente lockdown, dove è stato utilizzato più come attività emergenziale da remoto, ha permesso un’accelerazione della sua diffusione nelle organizzazioni, comportando una diversa considerazione nei confronti del lavoro lontano dagli uffici consueti, autogestito ed in “solitaria”.

Molti i vantaggi sia per gli imprenditori, sia per i lavoratori: diversi però sono i dubbi e le resistenze, perché non è sempre facile trovare il punto di equilibrio tra le esigenze dei vari attori. Certamente, lo Smart Working presuppone un cambio di paradigma sostanziale su come lo stesso lavoro va pensato, gestito ed organizzato, responsabilizzando le persone. E’ qui la sfida!

In questo articolo partiremo dal conoscere meglio di cosa si tratta, quando è nato e che sviluppo ha avuto nel tempo soprattutto in seguito al lockdown. Capiremo alcune caratteristiche ed illustreremo poi vantaggi e svantaggi sia per i titolari d’impresa, sia per il personale.

Cercheremo di comprendere poi come un cambio di paradigma e l’esistenza di un buon clima aziendale, sia fondamentale per raggiungere il possibile equilibrio tra incrementi di produttività e benessere delle persone.

Prima del lockdown?

Prima del 2020 il lavoro da remoto esisteva già: il Telelavoro infatti è stato rigidamente disciplinato con norme risalenti al 1999 e al 2004, mentre lo Smart Working vede la sua normazione solo nel 2017 con la Legge sul Lavoro Agile.

Con il primo, ci si riferisce alla prestazione professionale effettuata al di fuori della sede aziendale, grazie al supporto di tecnologie dell’informazione e comunicazione messe a disposizione dal titolare: il collaboratore ha una postazione di lavoro distinta dagli spazi dedicati alla vita privata e familiare, le spese di connessione, consumi energetici e di telefonia sono a carico del datore di lavoro.

Mentre con il secondo si intende una modalità di esecuzione del lavoro subordinato che viene stabilito attraverso un accordo tra le parti: nel maggio del 2017 con la Legge sul Lavoro Agile, lo Smart Working viene finalmente regolamentato e la normativa prevede una serie di indicazioni sui diritti del lavoratore, i controlli del datore di lavoro, i possibili strumenti tecnologici da utilizzare, modalità con cui viene eseguita l’attività da remoto, senza precisi vincoli di luogo ed orario di lavoro. Data la possibilità di accordarsi, esso può essere parziale o selettivo, rispondendo così alle varie esigenze.

Vige comunque anche qui il rispetto dei tempi di riposo, il diritto alla disconnessione, la parità di trattamento economico, come anche gli aspetti legati alla salute e la sicurezza (tutela in caso di infortuni e malattie professionali).

Le differenze principali con il lavoro da remoto sono sostanzialmente dettate dalla possibilità di:

• scegliere con autonomia e responsabilità gli orari;
• utilizzare in modo flessibile gli strumenti, in relazione alle necessità;
• possibilità di scegliere dove lavorare (dentro o fuori l’ufficio, in base a quello che c’è da fare), come ad esempio la propria abitazione o in spazi di coworking, altri uffici, hub aziendali o biblioteche.

Quali nuove consapevolezze dal lockdown?

L’emergenza pandemica ha stravolto il modo di lavorare delle persone, ha aperto un varco, la strada per un modo diverso di pensare ed organizzare il lavoro.

Il lockdown causato dalla pandemia da Covid19 ha fatto vivere una situazione obbligata: si è vissuto più un lavoro emergenziale da remoto, non certamente un Lavoro Agile, perché è venuto a mancare l’accordo tra datore e collaboratore, sostituito dalle imposizioni del Governo.

Le persone si sono trovate a vivere situazioni totalmente nuove, con tutte le difficoltà del caso: tuttavia ciò ha permesso una sorta di “sdoganamento” ed accelerazione nel successivo utilizzo del Lavoro Agile, perché ne sono emersi anche i vantaggi, sia per le imprese, sia per i collaboratori, ma anche… per l’ambiente!

Diversi studi ed articoli hanno confermato gli effetti benefici, come anche gli aspetti da attenzionare (https://shorturl.at/nrtD5): andiamo allora a vedere nello specifico cosa ne è risultato, partendo dai vantaggi per le varie categorie.

I vantaggi per le imprese

Cosa c'è stato e c'è di vantaggioso nello Smart Working per le imprese?

L'elenco è certamente ampio e tratta di vari argomenti:

• riduzione dei costi per la gestione dei luoghi fisici di lavoro (meno consumi, meno utenze, meno servizi vari, ecc.);
• ottimizzazione degli spazi aziendali, razionalizzazione delle postazioni;
• riduzione dell’assenteismo, in quanto il collaboratore potendo lavorare comodamente da casa o da altra postazione riesce a gestire meglio la propria giornata e garantire la prestazione richiesta;
• miglioramento della produttività, poiché si permette un miglior worklife balance e collaboratori più soddisfatti laddove ci sia stato, c'è e ci sarà un accordo condiviso nella gestione del lavoro (pensiamo al caso dello s.m. parziale o selettivo);
• necessaria accelerazione del processo di apprendimento degli strumenti tecnologici, quindi aumentate competenze digitali;
• revisione delle modalità operative e comunicative, per un nuovo impulso al lavoro da remoto;
• meno stress e tensioni sui luoghi di lavoro, paradossalmente anche la possibile lontananza delle persone da situazioni viste come “critiche”.

In generale si può stimare un incremento della produttività per lavoratore dal 15 al 20%.

E per i lavoratori?

Per il lavoratore lo Smart Working può arrecare diversi vantaggi:

• abbattimento dei costi di trasferimento casa-ufficio, in termini di carburante, utilizzo dell’auto, consumi vari come i pasti fuori casa;
• azzeramento dei tempi di spostamento o limitazione, quindi anche minore stress (pensiamo alla vita frenetica delle grandi città);
• minori infortuni dovuti al minor rischio di incidenti d’auto;
• maggior equilibrio tra vita privata e lavorativa, proprio per i minori tempi dedicati agli spostamenti a favore del tempo libero o da dedicare alle proprie passioni/famiglia. E’ un fattore certamente molto apprezzato, che spinge le persone a scegliere di lavorare da casa o altra modalità;
• percezione di aumentata produttività personale, potendo gestire in proprio i tempi e l’organizzazione;
• di conseguenza, osservare un miglioramento dei propri output, non fa altro che incrementare la propria autostima, la motivazione a fare meglio.

Lo stesso Ente Enea (Agenzia nazionale per le nuove tecnologie, l’energia e lo sviluppo economico sostenibile), in uno studio sugli effetti dello Smart Working pubblicato nel 2022 (https://shorturl.at/tDPSY) fa luce sulle numerose conseguenze a livello ambientale, sui benefici del lavoro da casa.

Tra i dati da attenzionare si può infatti citare come gli spostamenti giornalieri (nelle città campione esaminate) si riducano di circa un’ora e mezza, si riducano le emissioni di anidride carbonica e si risparmino milioni di chilometri di strada. E diminuisce lo stress!

Solo tenendo conto tuttavia anche degli svantaggi del Lavoro Agile, si può trovare il giusto equilibrio tra le varie esigenze ed orientare le azioni dei titolari alla cura dei propri collaboratori.

Individuare le best practices di gestione del personale per alimentare e sostenere un buon clima aziendale, è rispondere anche alla domanda “come e per quanti giorni alla settimana l’utilizzo dello Smart Working è proficuo per entrambe?”

Gli svantaggi per le imprese

Le imprese non sono scevre da problematiche, vediamole insieme:

1. difficoltà di comunicazione con il collaboratore: può diventare inefficace e lenta, diventa più difficile ad esempio pianificare riunioni, aggiornare in tempo reale le persone sul da farsi, individuare un momento di confronto comune;
2. attività di supervisione e/o controllo più lento e difficoltoso. I titolari o Team leader che sono abituati a supervisionare i propri collaboratori, potrebbero avere la sensazione di perdere il controllo e temere che essi non stiano lavorando;
3. se l’azienda non è adeguatamente preparata ad utilizzare gli strumenti tecnologici, non procede all’innovazione e formazione, potrebbe non gestire bene il Lavoro Agile;
4. se venisse svolto esclusivamente da casa e fosse full time, i collaboratori potrebbero avere difficoltà nella personale worklife balance, a svantaggio della produttività;
5. lavorare da remoto può portare al senso di isolamento della persona, a discapito del rafforzamento del senso di gruppo, lavoro di Team, quindi alla possibilità di vivere i valori e la cultura aziendale;
6. esiste il rischio che, in caso di ritorno al lavoro in presenza, le persone non riescano a seguire più i ritmi che avevano prima dell’introduzione del Lavoro Agile. Questo può generare preoccupazioni e disagio.

Quindi i rischi maggiori si ricollegano alla perdita di produttività del lavoro, alla mancanza di relazioni e senso di gruppo.

E per i collaboratori?

Se lo Smart Working non è ben gestito, venisse imposto, piuttosto che discusso ed accordato, le persone potrebbero vivere delle situazioni disagevoli, come:

1. aumento dell’isolamento e perdita di senso di contatto con l’azienda, maggiore rischio di demotivazione, stress, disagio. Paradossalmente per molti lavoratori, lavorare in ufficio è un buon modo per tenere distanziate tra loro vita privata e vita lavorativa. Infatti ogni persona ha un proprio concetto di equilibrio, è quindi soggettivo;
2. rischi di iperconnessione e di non “staccare mai” che, a livello psicologico, non permette di alleggerire la mente;
3. difficile equilibrio tra lavoro e vita privata, sia se la persona non è in grado di gestire i propri tempi di lavoro, sia se i titolari o Team leader non rispettano i tempi di vita privata con chiamate, mail, ecc.;
4. incremento del tecno-stress, se la persona si trovasse ad utilizzare strumenti tecnologici che non conosce bene, per il quale potrebbe non essere stato formato adeguatamente o non riesce ad approcciarsi ad esso, perché abituato a lavorare in altro modo;
5. aumento dei costi delle utenze domestiche se si si lavora da casa.

Quali sono i cambi di paradigma per rendere lo Smart Working realmente efficace?

Si parte da una constatazione: dobbiamo pensare in termini diversi di gestione organizzativa, sia da parte del titolare, sia da parte dei collaboratori.

Affinché funzioni, il Lavoro Agile presuppone che i primi si allontanino dall’esigenza del controllo e restituiscano ai secondi autonomia, flessibilità nello scegliere tempi e spazi, gli strumenti da utilizzare, stimolando la persona a raggiungere gli obiettivi fissati; i secondi che diventino responsabili e focalizzati.

Come fare allora per raggiungere il corretto equilibrio ed introdurre lo Smart Working in azienda?

Occorre che le relazioni professionali vengano intrise di:

• fiducia, che è il collante nei rapporti di collaborazione e di lavoro;
• assunzione di responsabilità, quale impegno reciproco nell’operare per un fine comune;
• focalizzazione sugli obiettivi e risultati da raggiungere;
• flessibilità, come possibilità di individuare l’assetto spaziale e temporale migliore (s.w. full time, solo alcuni giorni della settimana?);
• delega da parte del Titolare, lasciar fare sulla base di direttive di fondo.

Tutti gli attori economici vanno educati a questi principi attraverso varie riflessioni: "il Lavoro Agile è adatto alla mia azienda?", "i miei collaboratori sono pronti ad accoglierlo?" - "sono adatto a lavorare lontano dagli uffici? so gestire in autonomia i miei impegni professionali?"

Dalle domande, nasce la presa di consapevolezza: la Legge che regola il lavoro "fuori le mura aziendali" esiste dal 2017, ma se non è sorretto da principi, poco offre in termini di vera innovazione.

Se ben guardiamo, i principi sopra elencati sono validi dentro, come fuori le “mura” dell’azienda: non si arriva allo Smart Working per moda o per imposizione, ma per accordo e ricerca di vantaggi reciproci, in una relazione interdipendente, dove vale la logica "vincere-vincere".

Fiducia, delega, responsabilità, focalizzazione e flessibilità, altro non fanno che alimentare ed essere alimentati da un buon clima aziendale: le persone al centro, la loro felicità al primo posto. Allora cosa deve fare un imprenditore attento a questi fattori?

Attenzionare ai quattro pilastri su cui si basa il funzionamento dell'impresa: persone, relazioni, organizzazione e risultati, favorendo il dialogo, in confronto, la formazione, stimolando il potenziale nei propri collaboratori, individuando processi efficaci ed efficienti. Un'analisi di clima organizzativo aiuta tantissimo a capire cosa e come si vive nell'organizzazione.

Un ultima domanda, prima di concludere: ma lo Smart Working è valido per tutte le aziende? Non sempre e di questo occorre tenerne conto.

Ci sono realtà dove lavorare in presenza è determinante e necessario, sia per il tipo di attività, sia per come la vicinanza fisica tra le persone faccia la differenza. Anche in altri contesti, lavorare lontano dagli uffici, vale solo per alcune categorie di lavoratori (impiegati ad esempio, piuttosto degli addetti alla linea di produzione).

Allora nell’ottica di un sano bilanciamento delle esigenze da una parte dell’azienda, dall’altra del personale, meglio arrivare all'accordo, individuando le varie possibilità di Lavoro Agile: quello che rende felici e conseguentemente più produttivo il lavoro di titolari e collaboratori.